日子在一天天過去,但是公司的各類會議不會過去,一年之計在于春,你煩,或不煩,年度目標(biāo)宣誓動員會,新員工培訓(xùn)會,招聘會,營銷會,大會小會,都要按期召開。而策劃和組織這些會議的重?fù)?dān),可能都落在您的肩上。所以,希望您能夠花5分鐘來嘗試閱讀和了解這封信。或許您會有非常意外的收獲。
首先我們談?wù)勔恍﹩栴},看看您是否會有同感。
您是否有類似的煩惱?
會年年開,年年難辦會。每次活動累得半死,卻總是掛一漏萬,總被老板批。其他部門同事享受了快活了還要挑刺,誰來理解您?
去哪里找合適的場地呢,現(xiàn)在聯(lián)系的這些酒店/度假村合適嗎?
原本熟悉的酒店沒有合適檔期了怎么辦?
您拿到的價格是最低的了么?如何讓摳門的老板更滿意?
會議配套的舞臺設(shè)計、背景設(shè)計、燈光、音響、場地布置有沒有更好的創(chuàng)意?
會議配套的交通、住房、用餐、會后游玩節(jié)目等如何策劃?
。。。 。。。
如果您對以上問題產(chǎn)生了些許或者強烈的共鳴,祝賀您,您可以繼續(xù)往下看,看看會務(wù)管家是怎么幫到您解決以上問題和煩惱的。
因為萬家和的會務(wù)管家已經(jīng)服務(wù)了幾百家公司,每年協(xié)助客戶執(zhí)行上千場大大小小的會議,我們深切體會并理解您的煩惱。
我們到底能夠為您做些什么?
我想您每次開會都會面臨以下三個層面的問題:
1、第一個問題:如何快速找到最合適的場地?
可能您已經(jīng)有熟悉的酒店、度假村,但是您能夠保證您找到了性價比最高的場地方案了嗎?要知道,每年都有數(shù)百家新的酒店、度假村開業(yè)或者裝修。不能總是在一個老地方開年會吧。
在這個問題上萬家和是這么來幫助您的:
——萬家和有專門的度假村資源,萬家和已經(jīng)與全北京地區(qū)近300家酒店及度假村達成了戰(zhàn)略合作關(guān)系,匯集了500多個會場資源,而且這個數(shù)字每天都在增長。只要您把需求告訴我們,我們將迅速為您提供3至5個更合適您的會議活動備選方案。大大降低了您的尋找時間,節(jié)省了您本不應(yīng)耗費的精力,并保證了性價比最優(yōu)解決方案的提供。
當(dāng)然您或許不能也不愿意找服務(wù)公司,老板要求直接找酒店。沒關(guān)系,現(xiàn)在萬家和匯總了性價比較高的各個區(qū)域的各種類型的場地資源到萬家和網(wǎng)站上,供您盡情挑選,需要管家?guī)兔﹄S時呼喚,需要自己找酒店也隨時可以自己溝通。
2、第二個問題:確定會場備選后,如何拿到最優(yōu)惠的價格?
——這個問題直接回答您:因為萬家和是匯聚了成百上千的企事業(yè)單位團體采購酒店度假村,因此,您覺得您單獨一家公司的議價能力強還是幾百家公司團購的議價能力強?答案顯而易見。一般來講,通過萬家和,可以為您隱形的節(jié)省了沒必要浪費的成本!通過萬家和,價格只會比您自己詢到的價格更便宜或者相同,萬家和場地絕對不會高于酒店正常對外價格,首次純酒店的場地合作,萬家和還可以送您一次免費的服務(wù)體驗!
?3、第三個問題,也是最最重要的問題:確定會場和價格后,您的問題才解決10%。余下90%的問題在于如何保證會議順利開展,確保會議各項配套服務(wù)準(zhǔn)確無誤被執(zhí)行?
數(shù)數(shù)您有幾次會議沒有出問題?又有幾次被老板批評?有幾次年會度假的時候您開開心心的玩過?呵呵,別不好意思。不用告訴我,您心里有數(shù)就行。今天開始,只要您行動,您的這些尷尬和郁悶會降低很多。只要您通過萬家和預(yù)訂場地,萬家和將為您提供1~2名專業(yè)會務(wù)助理從頭至尾全程協(xié)助您。注意,兩個關(guān)鍵詞:專業(yè)、全程。
專業(yè):萬家和擁有一批專業(yè)素質(zhì)過硬,實際操作經(jīng)驗豐富,策劃力、執(zhí)行力一流的會務(wù)團隊,為您量身定做全程會議流程規(guī)劃與關(guān)鍵節(jié)點控制、會議場地方案、會議前期通知、往返車輛安排、會議場地安排、簽到分房安排、餐飲娛樂安排、領(lǐng)導(dǎo)安排、退房結(jié)賬等服務(wù)。全程跟進及操控會議期間每一個執(zhí)行節(jié)點的落地。
全程:意味著,在您本身人手就很緊張、同時還不夠?qū)I(yè)的危機時刻,突然多了1~2個免費的專業(yè)的助理,全程協(xié)助您落實會前、會中、會后的每一個節(jié)點,解放了您的精力及時間,同參會同事一起享受會議期間的輕松愉快。(萬家和為加強您對我們服務(wù)的了解與體會,在與您首次場地合作時免收任何服務(wù)費用,也就是說您在享受專業(yè)服務(wù)時卻不需要您向公司申請多一分錢的經(jīng)費!還在為幫會苦惱不堪頭疼不已嗎?
怎么樣?理解了萬家和會議公司能夠為您解決哪些問題了嗎?如果還有疑問,仍然建議您馬上聯(lián)系管家!
萬家和會議團隊基本專業(yè)能力無需自我吹捧,萬家和以長期戰(zhàn)略合作伙伴及實際案例為您排除所有擔(dān)憂。
成功案例
提供一系列商務(wù)會議及活動解決方案,如高峰論壇、開幕式、啟動儀式,簽約儀式,晚宴策劃與服務(wù)、新聞發(fā)布會、產(chǎn)品發(fā)布會、培訓(xùn)會及企業(yè)年會等。
服務(wù)內(nèi)容覆蓋:
活動策劃、會場選定、預(yù)算制定、設(shè)備租賃、攝影攝像、音視頻制作、舞臺搭建、燈光音響、車輛服務(wù)、會議執(zhí)行、同聲傳譯、演藝活動、禮儀服務(wù)、鮮花綠植、噴繪/印刷、餐飲服務(wù)、禮品定制等配套服務(wù)。
服務(wù)流程如下:
我們以最專業(yè)的會議服務(wù)經(jīng)驗,為您的會議提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù):
會前工作:
1、與會議主辦者洽談。
(主要了解您的會議性質(zhì)、需求、以往會議地點、預(yù)算、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、期望地點)。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
(根據(jù)主辦方的需求提供策劃方案和報價,可以提出自己的專業(yè)意見,但要取得對方的同意方可實施)
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
(考察前要熟悉路線,聯(lián)系人電話,把路線發(fā)于主辦方一份,踩點中提醒主辦方的優(yōu)缺點)
4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案及應(yīng)急預(yù)案。
(在確認(rèn)接待方案前,要自己仔細(xì)審核方案的可行性,確認(rèn)中要盡量提醒對方可能存在的問題及隱患,做到提前解決)
5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
(合同內(nèi)容要全面詳細(xì)、真實有效,要求覆蓋單位公章,一式兩份或多份,雙方各持一份)
6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議定金事宜。
(與對方確認(rèn)銀行賬戶,提醒主辦方支付定金,打定金后一定要與財務(wù)確認(rèn)定金金額與是否到賬,提醒客戶保留匯款憑條)
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待流程資料。
(提前分配工作人員任務(wù)及內(nèi)容,安排服務(wù)人員的服務(wù)職責(zé),詳細(xì)確認(rèn)工人員的會議流程)
8、準(zhǔn)備會議備料及相關(guān)人員聯(lián)系方式。
(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)
9、會議的前一天再次確認(rèn)會議備料及相關(guān)人員是否到位。
會中工作:
1、提前到達酒店,查看會議需用到的場地,比如會議室、房間數(shù)量、房間出房情況、房間號、餐廳位置、各場地洗手間位置、安全通道位置、以及各場地的路線。
2、酒店房間出房率及押金事宜。
3、接機場、車站、單位:專人、專車分批分時段按要求接站。并及時聯(lián)系司機是否安全接到參會人員。
4、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料,來客接待。
5、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。
6、服務(wù)人員在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間,確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。
7、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
8、提前確認(rèn)會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所、營業(yè)時間及消費和付費的方式。
9、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。
10、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
11、確認(rèn)特殊客人(含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
12、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
13、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會后工作:
1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作及發(fā)票事宜。
4、歡送代表工作。